Opdrachtomschrijving
De komende 3 jaar wordt een nieuw Document Management Systeem (DMS) binnen Defensie geïmplementeerd per Defensie Onderdeel (Landmacht, Luchtmacht, Marine, Marechaussee en ondersteunende Commando's, Directies en Diensten). Parallel worden twee onderdelen tegelijk geimplementeerd.

Afhankelijk van kennis en ervaring wordt de Business Analist ingezet op een aandachtsgebied Proces, Functioneel, Verandermanagement of Opleiding. Werkzaamheden kunnen bestaan uit:
• ophalen en analyseren van gebruikerswensen en eisen ten aanzien van gewenste DMS/RMA-inrichting;
• in gezamenlijkheid met vertegenwoordigers van een defensieonderdeel het ontwerpen en uitwerken van nieuwe processen;
• ontwikkelen van opleidingsmaterialen (techniek, bewustwording en vakmanschap);
• ondersteunen van de transformatie door identificeren en uitwerken van verbeterpunten;
• begeleiden van hoofdgebruikers bij ingebruikname van nieuwe versies/functies;
• bijdrage leveren aan implementatie- en veranderplannen;
• begeleiden van de voortgang van het implementatie- en verandertraject. 

Voor de implementatie is contact met de gebruikersorganisatie noodzakelijk en wordt aanwezigheid op locatie van een Defensieonderdeel verwacht. Hiervoor wordt flexibiliteit gevraagd in werklocatie waaronder programma hoofdlocatie Den Haag en Defensie onderdelen locaties als Utrecht, Volkel. Thuiswerken is mogelijk.

Achtergrond opdracht
Defensie brengt haar informatiehuishouding op orde als basis voor informatiegestuurd werken en meer openheid. Een omvangrijk proces waarop het  programma Defensie Open op Orde (DOO, 2021-2026) de regie en coördinatie voert. DefDoc is één van de projecten die binnen dit programma valt. Het nieuwe documentmanagement en recordsmanagementsysteem (DMS/RMA) DefDoc is een intuïtief en gebruiksvriendelijk systeem dat aansluit bij de dagelijkse werkzaamheden en stukkenstromen en de gebruikers daadwerkelijk ondersteunt bij het uitvoeren van het werk. Het systeem vervangt de huidige oplossing Xpost. Het systeem dient bij te dragen aan de vindbaarheid van informatie en de traceerbaarheid van de totstandkoming van stukken, beleid en besluitvorming. Daarmee kan het als hulpmiddel dienen voor de politieke en maatschappelijke verantwoording en transparantie voor Defensie. In 2021 is binnen Defensie gestart met de realisatie van dit nieuwe DMS/RMA systeem en wordt nu geimplementeerd bij de Bestuursstaf. We starten binnenkort met de implementatie bij alle defensieonderdelen voor de komende 2-3 jaar. De Business Analist gaat met meerdere business analisten aan de slag in één van de twee implemenatieteams voor de Defensiebrede uitrol (uiteindelijk ruim 20.000 gebruikers).

Eisen
- Kandidaat heeft tenminste 2 jaar aantoonbare werkervaring in het analyseren van bedrijfsprocessen en bijbehorende informatie eisen en het daarmee voorzien in de meest geschikte informatie structuur
- Kandidaat heeft aantoonbare basiskennis van informatiemanagement, informatiesystemen en gegevensbeheer, verkregen door opleiding en/of werkervaring.
- Kandidaat heeft een afgeronde WO opleiding en/of 3 jaar aantoonbare ervaring op vergelijkbaar niveau.
- Kandidaat heeft goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden in de Nederlandse taal, niveau B2.
- Kandidaat heeft aantoonbare werkervaring als business analist of een vergelijkbare rol (2 jaar)
- Kandidaat heeft aantoonbare werkervaring binnen een grote organisatie (>1000 medewerkers) met transitie-, verander- of implementatietrajecten (2 jaar)
- Kandidaat heeft aantoonbare werkervaring met het opereren binnen een werkveld waar interactie tussen bedrijfsprocessen, organisatie inrichting en IT is. (2 jaar)
- VGB-B screening van toepassing. Kandidaat kan pas starten na afronding screening.

Wensen
- Kandidaat heeft bij voorkeur een certicaat op gebied van Lean Six Sigma, Prince 2 en/of SAFe
- Kandidaat heeft bij voorkeur aantoonbare werkervaring met het domein Informatiehuishouding
- Kandidaat is bij voorkeur pro-actief en bezit sterke communicatieve vaardigheden, kan schakelen met diversiteit aan belanghebbenden en is een teamspeler.
- Kandidaat heeft bij voorkeur kennis en aantoonbare werkervaring met het faciliteren en organiseren van workshops en trainingen
- Kandidaat heeft bij voorkeur aantoonbare werkervaring met Filenet van IBM

Aanvullende informatie
Levering geschiedt via Cegeka.