Opdrachtomschrijving

Let erop dat u voordat u een kandidaat aanbiedt de Aanbiedingsrichtlijnen doorneemt, gebruik maakt van het “standaard reactie formaat” (downloadbaar tijdens aanbiedingsprocedure) en dat het aangeboden CV een Word-document is van maximaal 5 A4.

De aanbesteding OCW is (mede) gegund aan de combinatie Yellow Friday en Sogeti. De inleen van niet-eigen personeel geschiedt door Yellow Friday. De contractering (en dus ook het accountmanagement) geschiedt door Sogeti. Er is hier geen sprake van doorleen en tariefstapeling, omdat we naar OCW toe één aanbieder zijn.

De RCE werkt projectmatig aan het verbeteren van haar informatiehuishouding. Dat doen we zodat we straks werken conform de archiefwet. De indicator daarvoor is dat de RCE eind 2026 voor een ruimte selectie aan primaire en sturende processen haar Informatiehuishouding (IHH) op niveau 3 van de volwassenheidsscan informatiehuishouding heeft. Dat betekent dat informatie over het algemeen goed wordt beheerd doordat processen en procedures goed worden uitgevoerd en trainingen worden gevolgd. Overbrengen, vernietigen of bewaren van informatie vindt plaats. Voor de informatie die omgaat in de nieuwe media (zoals e-mail, berichtendiensten, websites en sociale media) is er nog wel een ontwikkeltraject. Voor dit project zoeken we een projectleider.

In het project werken we eraan dat alle afdelingen binnen de RCE zich bewust zijn dat werkafspraken nodig zijn om hun deel van de informatiehuishouding als afdeling op orde te houden. De werkafspraken dienen eind 2026 daadwerkelijk met alle afdelingen gemaakt te zijn en zijn vastgelegd. Als projectleider stuur je hierop en draag je zorg voor de oplevering en borging van deze afspraken. Je doet dit samen met een klein team van informatiebeheerders (CIB) dat nu ook het projectteam vormt. Je zorgt ervoor dat dit team goed functioneert en in staat is om de taken na 2026 zelfstandig uit te voeren. Je zorgt ervoor dat de dienstverlening en verantwoordelijkheden van CIB helder zijn, evenals die van aanverwante afdelingen. Je zorgt ervoor dat een gremium ingericht is om RCE breed IHH zaken af te stemmen en te beleggen. Het informatiebeheerteam is aan het einde van het project goed geïntegreerd binnen de IV afdeling. Dat betekent dat in IV processen adequate afstemming is met de informatiebeheerders. Je zorgt dat de RCE in 2025 IHH beleid heeft en je organiseert dat de RCE kan werken met ingerichte recordmanagementprocessen. Daarvoor is in de tweede helft van 2025 de module voor recordmanagement ingericht en in gebruik. Binnen het projectteam is een recordmanager voorzien die hieraan kan meewerken. Het project is opgedeeld in vier werkpakketen, namelijk Contentcreatie, IHH kaders en Beleid, Recordmanagement en Informatiesystemen op orde. De projectleider stuurt op de realisatie van deze werkpakketten. Je verzorgt de rapportages (in- en extern) over de voortgang van het project.

Achtergrond opdracht

De RCE creëert en ontvangt veel informatie over monumenten, archeologie, kunst en cultuurlandschappen. Het behouden van deze informatie is randvoorwaardelijk om als RCE onze externe partners beter te kunnen adviseren maar ook om voor toekomstige generaties deze informatie te behouden. Openheid van zaken vereist een goede informatiehuishouding en -documentaire informatievoorziening. De RCE sluit hierbij aan op het rijksbrede actieplan 'Open op Orde'. Het is een beweging waar bij de RCE al jaren op ingezet wordt en nu extra aandacht voor is. De projectleider IHH wordt geplaatst in het team informatievoorziening. In deze afdeling zullen de resultaten van het project uiteindelijk geborgd worden. Om daar te komen maakt het project nu nog onderdeel uit van het Open programma van de RCE. De programmaleider RCE Open is opdrachtgever van het project. Een deel van de activiteiten draagt bij aan de digitaliseringsagenda van de RCE. Dat betekent dat niet alleen afstemming gezocht moet binnen het programma maar, daar waar het gaat om de inzet van resources van IV, dit ook afgestemd en verantwoord dient te worden binnen de digitaliseringsagenda. Je werkt nauw samen met programmaleider RCE Open; CIO/afdelingshoofd informatievoorziening (IV), coördinator digitale processen IV, strategisch adviseur IV, IHH professionals, projectleider Wet Open Overheid, P&O adviseur en leidinggevenden in de lijnorganisatie.

Eisen

• Prince 2 practitioner of vergelijkbaar
• Universitaire studie (Master), met specialisatie informatiemanagement of aangevuld met een leergang in informatiemanagement
• Ervaring als IHH projectmanager met alle van de volgende: de (implementatie) van IHH projecten zowel op het gebied van informatiehuishouding als ook op actief openbaar maken het kwaliteitsraamwerk informatievoorziening (KWIV) uitvoeren kwaliteitsmetingen op informatiehuishouding opstellen actieplannen projectdefinities en roadmaps voor IHH projecten (1 jaar)
• Ervaring met implementeren van een DMS en het migreren van netwerkschijven naar een DMS (1 jaar)
• Advies projectmanagement ervaring binnen de overheid / (5 jaar)

Wensen

• Goede beheersing van Nederlandse taal in woord en geschrift
• Goed in staat om complexe vraagstukken te analyseren en te vertalen naar overzichtelijke werkpakketten
• Executiekracht

Competenties

• Stressbestendig
• Resultaat- en oplossingsgericht
• Samenwerkingsgericht
• Flexibel
• Planmatig

Aanvullende Informatie
Doorleen is niet toegestaan. Levering door Yellow Friday aan OCW geschiedt via Sogeti. Hier is geen sprake van ketenvorming/doorleen, want Yellow Friday heeft de aanbesteding samen met Sogeti uitgevoerd en is formele onderaannemer.