Opdrachtomschrijving

Let erop dat u voordat u een kandidaat aanbiedt de Aanbiedingsrichtlijnen doorneemt, gebruik maakt van het “standaard reactie formaat” (downloadbaar tijdens aanbiedingsprocedure) en dat het aangeboden CV een Word-document is van maximaal 5 A4.

De aanbesteding EZ is (mede) gegund aan de combinatie Yellow Friday en Sogeti. De inleen van niet-eigen personeel geschiedt door Yellow Friday. De contractering (en dus ook het accountmanagement) geschiedt door Sogeti. Er is hier geen sprake van doorleen en tariefstapeling, omdat we naar EZ toe één aanbieder zijn.

Voor het programma Transparantie in Informatie zijn we op zoek naar een businessanalist die in staat is om de (wettelijke) kaders te vertalen naar eisen en impact voor de informatiehuishouding. De businessanalist toetst samen met business, Product Owner DMS, domeinarchitecten en informatiemanagers de informatiesystemen, in context van het werkproces, aan bestaande en nieuwe kaders voor de informatiehuishouding. Om vervolgens de geconstateerde tekortkomingen om te zetten in verbetervoorstellen voor de korte (quickwins) en langere termijn en requirements voor de betreffende informatiesystemen. Als informatieanalist voer je IV-gerelateerde analyses uit in relatie tot de werkprocessen en van toepassing zijnde wet- en regelgeving of beleid. Je brengt requirements voor de vereiste en gewenste informatievoorziening in kaart en denkt mee over haalbare oplossingen. De inzet is beoogd voor een jaar op basis van 36 uur per week. Door de wijze van aansturing en gezien de te verrichten werkzaamheden en aanverwante omstandigheden is het niet gewenst dat ZZP'ers worden voorgesteld.

Werkzaamheden

- Bewaken van de samenhang tussen de werkprocessen, wettelijke vereisten (o.a. Woo, Archiefwet en AVG), de informatiesystemen en de doelarchitectuur Document management.- Het analyseren van werkprocessen van afdelingen die aansluiten op het DMS van RVO en die actief openbaar te maken informatie verwerken.- Het adviseren van afdelingen over het verbeteren van hun werkprocessen ten behoeve van het werken in het DMS en ten behoeve van actieve openbaarmaking.- Het adviseren over de inrichting van informatiesystemen waarin de actief openbaar te maken informatie is opgeslagen.- Verzamelen, inventariseren en analyseren van requirements ter verbetering van de werkprocessen en informatiesystemen ten aanzien van documentmanagement, specifiek voor:

• dossiervorming en duurzame toegankelijkheid van documenten
• het aansluiten van afdelingen op het DMS
• de doorontwikkeling van het DMS
• actieve openbaarmaking van de verplichte informatiecategorieën
• het aanleveren van informatie aan DIWoo en het e-Depot van het Nationaal Archief
- Meewerken aan het schrijven van business cases, adviesstukken en besluitvormende notities voor de stuurgroep, de I-raad en het DT.- Het uitvoeren van een fit-gap-analyse document management wet- en regelgeving, waarbij:
• een onderzoek wordt uitgevoerd naar de mate waarin het systeemlandschap rondom het DMS en de zaaksystemen in hun huidige staat (ist) voldoet als ondersteuning voor het beoogde werkproces conform het wettelijk kader (AVG, BIO, AW, WOO en Awb)
• wordt onderzocht hoe documentmanagement kan voldoen aan deze vereisten (soll) en welke implementaties (beleidsmatig, functioneel) en doorontwikkelingen daarin prioriteit hebben

- Het analyseren van het gebruik van e-mails en berichtenapps binnen RVO en de technische mogelijkheden om deze te archiveren.- Het doen van verbetervoorstellen voor het ondersteunen van de medewerkers van RVO bij het juist opslaan van e-mailberichten, daar waar nodig.

Achtergrond opdracht
De rijksoverheid heeft in april 2021 het actieplan Open op Orde gelanceerd, met als doel om de informatiehuishouding te verbeteren en transparanter te maken. Overheidsinformatie moet namelijk duurzaam toegankelijk, vindbaar, juist, volledig en betrouwbaar worden bewaard. Als informatieprofessional zie jij hier als geen ander het belang van in. De projecten waar je bij RVO aan werkt zijn bepalend voor de manier waarop de overheid haar informatiehuishouding organiseert. En daarmee de manier waarop de Rijksoverheid haar werk voor de samenleving doet, namelijk efficiënt, transparant en in verbinding met haar omgeving. Dit maakt het werken bij RVO betekenisvol, want het heeft impact.

Naar aanleiding van het rapport Ongekend Onrecht van de Parlementaire ondervragingscommissie Kinderopvangtoeslag heeft het kabinet besloten tot een meerjarig (2021 - 2026) verbetertraject voor de informatiehuishouding Rijksoverheid. Het generiek actieplan Open op Orde is op 1 april aangeboden aan de Ministerraad en daarna aan de Tweede Kamer. Dit generieke actieplan kent vier actielijnen:

• Professionals (De informatieprofessional en de medewerker).
• Volume en de aard van informatie (inclusief de toezeggingen e-mail, web, berichtenapps archivering, digitale toegankelijkheid websites en domeinen, aansluiting PLOOI, en de informatieverstrekking aan Tweede Kamer (toezegging vanaf 1 juli)).
• Informatiesystemen (De duurzame toegankelijkheid (inclusief kwaliteit en gebruik) van informatie die wordt beheerd binnen de huidige systemen).
• Bestuur en naleving (inclusief overzicht en inzicht op input, output en outcome).

De verbetering van de informatiehuishouding is een van de onderdelen van de grotere veranderopgave voor de Rijksoverheid naar meer openheid en transparantie. In deze opdracht ligt de nadruk op actielijn 3. Informatiesystemen.

Eisen

• Ervaring als analist mbt bedrijfsprocessen (bpmn), informatiestromen en het opstellen van analyses (o.a. Informatie-, probleem- en impact-), verandervoorstellen, userstories, functioneel ontwerp. Requirements analyse
• Ervaring in het IV-werkveld als analist of aanverwante functie (5 jaar)
• Werken bij de overheid of grote publieke dienstverlener (3 jaar)
• Aantoonbare ervaring als analist mbt bedrijfsprocessen informatiestromen en het opstellen van probleemanalyses (3 jaar)
• verandervoorstellen requirementanalyes fit-gap-analyses

Wensen

• Kennis van implementatie van zaakgericht werken en documentmanagement in processen en systemen.
• Ervaring met het opstellen van requirements en adviesrapporten.
• Ervaring met het beschrijven en verbeteren van werkprocessen.
• Kennis van relevante wet- en regelgeving, zoals de Woo, BIO, Archiefwet en AVG.
• Kennis van de centrale thema's binnen het programma Open op Orde, zoals documentmanagement, recordmanagement, duurzame toegankelijkheid van informatie, e-mailarchivering, archivering berichtenapps en actieve openbaarmaking.
• Kennis en ervaring met Lean, SAFe en Agile werken en deze ook kunnen overbrengen op anderen (coachende rol).
• Kennis met en ervaring met de tool Enterprise Architect.
• Verder strekt tot aanbeveling: bekendheid met analyse, ontwerp en implementatie van het beoordelen, beslissen en effectueren proces van de (EU)-gerelateerde wet- en regelgeving in systemen.

Competenties

• Je weet snel de kern in complexe materie boven tafel te krijgen.
• Je bent resultaatgericht en levert concrete producten op.
• Je laat zien dat je de diverse belangen in een complex veld kan overzien en ondanks de tegenstellingen in die belangen kan acteren.
• Je kan je goed uitdrukken en bent sociaal vaardig.
• Je bent gewend om projectmatig te werken en met deadlines om te gaan.

Aanvullende Informatie
Doorleen is niet toegestaan. Levering door Yellow Friday aan EZK geschiedt via Sogeti. Hier is geen sprake van ketenvorming/doorleen, want Yellow Friday heeft de aanbesteding samen met Sogeti uitgevoerd en is formele onderaannemer.